ERP enova365 i technologie IT

Wraz ze wzrostem sprzedaży w firmie prowadzącej działalność w zakresie e-commerce pojawia się potrzeba rozbudowy systemu nie tylko o platformę sprzedażową taką jak np. BaseLinker ale również o systemy ERP oraz WMS. W niniejszym artykule omówione zostaną zagadnienia związane z integracją platformy BaseLinker z systemem ERP enova365.

Przy pewnej skali działania liczba przetwarzanych zamówień staje się trudna do ogarnięcia bez zastosowana systemu, który pozwoli odpowiednio przydzielać te zamówienia do przetworzenia  osobom uczestniczącym w procesie sprzedaży. Tu z pomocą przychodzą systemy ERP, które można integrować z rozwiązaniami e-commerce. 

Ciekawy materiał na ten temat został zaprezentowany na kanale youtube Marek Kich - Sztuka E-Commerce 

Link do filmu: https://www.youtube.com/watch?v=w6E8VJ1pKdM&t=1993s

Platforma BaseLinker cieszy się coraz większą popularnością. Pozwala ona na sprawne zarządzanie zamówieniami pochodzącymi z różnych źródeł. Ma ona jednak pewne ograniczenia funkcjonalności w zakresie zarządzania stanami magazynowymi i bardziej złożoną obsługą zamówień. Jak już wspomniano tu z pomocą przychodzi system ERP. BaseLinker pozwala na integrację z wieloma systemami ERP, między innymi enova365. Nasuwa się pytanie dlaczego enova365? Jest to stosunkowo młody ale już ugruntowany na rynku system. Wykonany w nowoczesnej technologii i szybko rozwijany przez producenta. Jest on dostępny również w interfejsie webowym, a nawet w chmurze Azure co sprzyja tworzeniu rozwiązań przeznaczonych do e-commerce gdyż funkcjonuje w podobnym środowisku. 

Wpływ na to, że wybór enova365 jest dobrym wyborem jest dostępność dobrej i rozwijanej integracji. 

Przykładem ciekawej i rozwijającej się integracji jest oprogramowanie/dodatek to enova365: EcommerceSync zwany również ERPIT eCommerce posiadający funkcjonalności ingegrujące program enova365 nie tylko z platformą BaseLinker ale również ze znanymi platformami sklepów internetowych i jako jedno rozwiązanie pozwala synchronizować stany magazynowe w wielu miejscach. Więcej o tym rozwiązaniu można przeczytać na stronie firmy ERPIT.

Zabezpieczenie się przed utratą baz danych jest jeszcze bardziej istotne w biurach rachunkowych. Tutaj utrata baz danych klientów to katastrofa. Kopie zapasowe to absolutna konieczność.

Jak wykonywać kopie zapasowe?

Jest co najmniej kilka zagrożeń, przed którymi chcemy się uchronić. Wśród nich można wymienić:

- awarie dysków

- włamania i szyfrowanie danych

- działanie wirusów

- sabotaż pracowników

- katastrofy (pożary, powodzie)

- inne

W zależności od tego, gdzie będziemy przechowywali kopie danych przetrwa ona lub nie. 

Najlepsze kopie to kopie przechowywane poza siedzibą, w innym miejscu. Tutaj można rozważyć kopie wynoszone na szyfrowanych dyskach poza miejsce gdzie znajduje się pracująca baza lub rozwiązanie polegające na umieszczeniu kopii na zewnętrznych serwerach np. w chmurach obliczeniowych.

Ciekawą usługę dla biur rachunkowych pracujących na programie enova365 w zakresie backupu danych oferuje swoim klientom firma ERPIT.

Jest w zasadzie tylko jeden pesymistyczny scenariusz, przed którym nic nas nie uchroni. Całkowite zniszczenie planety, zagłada ludzkości słowem Armagedon. Wtedy jednak kopie firmowych danych nie będą nam raczej potrzebne.

Wprowadzenie

O wersji enova365 w chmurze mówi się już od kilku lat.  W ostatnim czasie dopiero można powiedzieć o tym że wersja "chmurowa"  dogoniła funkcjonalnie standardową wersję "okienkową" .  Wydaje się, że przełomowa wersja to wersja 11 programu.
Od wersji 11 możliwe jest między innymi:

- łatwe konfigurowanie widoków list,
- podłączanie wydruków i ich konfiguracja,
- korzystanie ze skrótów klawiszowych.

W wersji dostępnej w chmurze Azure jako usługa,  program działa sprawnie pod warunkiem, że posiadamy stosunkowo szybkie łącze internetowe.

Na dzień dzisiejszy mamy dostępną wersję 2006.0.0 (zmiana systemu numeracji). Oprogramowanie zdobyło tytuł BEST IN CLOUD organizowanym przez Computerworld.

Czy to jest drogie?

Pierwszy rzut oka na cennik może przestraszyć. Łatwo obliczyć, że najem oprogramowania w modelu SaaS jest bardziej kosztowny od zakupu klasycznej licencji. Należy jednak wiedzieć, że w tym modelu:

• wynajmujemy licencje na krótki - miesięczny okres czasu co pozwala nam zwiększać i zmniejszać liczbę modułów zależnie od aktualnych potrzeb,
• wynajmujemy infrastrukturę serwerową czyli nie musimy kupować serwera (sprzętu i oprogramowania)  i korzystamy z rozwiązań o wysokiej wydajności,
• nie musimy pamiętać o kopiach zapasowych bo  robią się automatycznie,
• wirtualny serwer do którego się łączymy ulokowany jest w chmurze Azure, która po swojej stronie ma bardzo szybkie łącze internetowe co jest szczególnie ważne w kontekście pracy zdalnej i mobilnej (zostało to omówione w artykule),
• do połączenia do programu można użyć dowolnego urządzenia, wystarczy że ma zainstalowaną przeglądarkę internetową, możliwa jest praca w biurze, w domu, a nawet w podróży.

Istotny jest również aspekt wdrożeniowy i serwisowy. Oprogramowanie może być wdrożone całkowicie zdalnie. Wsparcie serwisowe również można przeprowadzać zdalnie co może obniżyć koszty. 

Kiedy model chmurowy będzie lepszy

Wyobraźmy sobie następującą sytuację, zapewne stosunkowo często spotykaną. Mamy niewielką firmę, być może z kapitałem zagranicznym działającą na terenie Polski, którą możemy określić następująco:

• Firma jest niewielka, wynajmuje skromne biuro i nie ma miejsca na budowanie infrastruktury serwerowej.
• Pracownicy to głównie handlowcy, którzy dużo podróżują.
• Firma zleca księgowość na zewnątrz, a ze względu na powiązania kapitałowe korzysta z usług firmy konsultingowej mającej swoją siedzibę w innym miejscu (być może w innym mieście).
• Prezes firmy jest obcokrajowcem i większość czasu przebywa za granicą, a chciałby mieć możliwość zajrzenia do programu.

W przypadku gdy spełniony jest jeden bądź kilka z powyższych punktów to rozważenie wdrożenia oprogramowania w chmurze może być sensowne.

Aplikacja jest gotowa i przetestowana, ma za sobą pierwsze wdrożenie, kolejne w toku. 

Do zapoznania się z oprogramowaniem przygotowana została wersja demo dostępna w sklepie Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=mh_standard.mh_standard

Można też obejrzeć film prezentujący możliwości aplikacji dostępny na stronie producenta: 

http://erpit.pl/mobilny-handlowiec-jak-uzywac-demo/

Dzisiejsza bankowość Korzystać w znacznym stopniu z dobrodziejstw internetu. Praktycznie każdy bank udostępnia usługi bankowości elektronicznej. Usługi te są realizowane poprzez aplikacje Web z których korzysta się za pomocą przeglądarki internetowej. Aplikacje te w zależności od banku mają różne możliwości. Podstawowe funkcje to jednak zawsze zlecanie przelewów i dostęp do wyciągów, bądź historii konta.
Rozważmy teraz w jaki sposób przedsiębiorstwo korzysta z usług bankowości elektronicznej. W pierwszej kolejności ustalane jest jakie przelewy należy wykonać. Jest to najczęściej wykonywane na podstawie rozrachunków z systemu księgowego. Następnie uprawniona osoba loguje się do systemu bankowego i tam wprowadza dane przelewów. W kolejnym kroku są one przekazywane do realizacji.
Po zrealizowaniu można je zobaczyć w historii konta i na wyciągu. Wyciąg jest drukowany i wprowadzany do programu księgowego.
Jak nietrudno zauważyć operacje te zajmują mnóstwo czasu. Dane są przepisywanie pomiędzy systemem księgowym a bankowym. Czy nie lepiej byłoby realizować operacje bankowe wprost z własnego systemu?  Tak,  to by było dobre rozwiązanie. Niestety nierealne do zrealizowania. Chyba że dla dużej korporacji. Mają na to wpływ aspekty bezpieczeństwa danych. Banki nie są z tego powodu chętne do integracji z systemami ERP.
Jest jednak inna możliwość, a mianowicie wymiana danych poprzez pliki. Większość systemów bankowości elektronicznej pozwala na wprowadzenie danych przelewów w postaci pliku w formacie ELIXIR-O.
Z drugiej strony można pobrać dane z wyciągów lub historii w postaci pliku. Tu formatów jest więcej. Praktycznie każdy bank ma inny format danych.
Rozwiązanie polegające na wymianie danych za pomocą pliku ma pewne ograniczenia ale pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu.
Mechanizm takiej wymiany został przewidziany w programie enova365.
Program umożliwia przygotowanie przelewów i zapisanie ich w systemie ELIXIR. Taki plik można zaimportować w systemie bankowym. Tu chwila komentarza. ELIXIR jest pewnym standardem i zadziała w większości przypadków. Niektóre banki jednak mają ten format nieco zmodyfikowany. Dlatego program enova365 umożliwia definiowanie formatu eksportu przelewów. Nie jest to może proste i wymaga specjalistycznej wiedzy ale jednorazowe i można to zlecić jednemu z partnerów enova365 takiemu jak na przykład ERPIT.
Do importu wyciągów musimy posiadać dodatek do programu enova365 wraz z licencją.
Umożliwia on pobieranie wyciągów z różnych banków. Jeżeli zdarzyłby się bank którego formatów dodatek nie obsługuje to obsługa formatu wymiany zostanie wykonana przez producenta programu enova365 o ile jest to technicznie możliwe i zostanie dostarczona dokumentacja.
Import wyciągów bankowych tworzy listę operacji bankowych. Tę listę po zidentyfikowaniu płatników przekształcamy w wyciąg operacji bankowych. Identyfikacja implikuje proces uczenia się programu. Zapamiętuje on numery kont płatników aby przypisywać ich do kolejnych operacji bankowych.
Program posiada także mechanizmy umożliwiające automatyczne rozliczenie wpłat i wypłat. Może to robić na podstawie numerów zawartych w opisach operacji, a jeżeli przelewy generujemy z programu to na podstawie tych przelewów. Dzięki tej ostatniej funkcji możemy zaoszczędzić mnóstwo czasu.

Wielu klientów obsługiwanych przez autora docenia możliwości wymiany danych programu enova365 z systemami bankowości elektronicznej.